書類整理が苦手でした。分けても分けてもすぐぐちゃぐちゃになってしまうのは原因があったのです。書類整理の最初にやることをわかりやすく図解してみました。
書類整理苦手な方がやりがちなこと
山のように積みあがっている書類、あちこちに散らばっている書類を目の前にすると途方にくれますね。
どこから手をつければいいの？私は以前書類整理が苦手だった時にやっていたこと、、、
それは、ただ種類ごとに分類することでした。
子どもの書類、お金の書類、取扱説明書、、一生懸命わけていたのです。もちろんこれらがバラバラの状態でいるよりはよいのですが、やはり書類を探すことは続いていました。
種類ごとに分類する前にやるとよいことがあったのです。
書類の分類きほん
目の前にある書類をどうするか、、、考え方のひとつに現在を基準に過去・現在・未来で考えることができます。種類ごとに分ける前に最初にこの基準で分けてみます。
現在（短期保管）・・・処理中、進行中、確認中
未来（長期保管）・・・現在は必要ないけれど、未来に必要な書類、保管が必要な書類
過去（長期保管の記録・思い出）・・・現在、未来とも必要ないけれど、記録や思い出として保管しておきたい物
【短期保管】
今自分が何かしらのアクションをしている書類なので、流動的で出し入れの頻度が高いです。
これは、書類の種類に関わらず一時的に持っている書類となります。
例：子どもの行事予定、申込書、提出書類、支払い書類など
【長期保管】
処理は終わっていたり、必要ないが、保管が必要な書類です。契約書や証券などいざという時の重要書類が多いです。
これは、書類の種類ごとに分類してファイリングしておきましょう。
例：保険証券、住宅購入時の書類、税金や申告済の書類、学校お知らせで年間保管必要な書類など
【思い出や記録】
過去の書類です。自分の思い出や趣味の記録、子どもの成長記録など、何を保管したいかも人それぞれです。やみくもにとっておくのではなく、何をどれくらい保管しておくかを把握するためにも、種類ごとにまとめたり、ファイリングしておくのがおすすめです。
短期保管と長期保管をチャートでわけてみよう
書類を短期と長期で分けるまでの過程を図でわかりやすくしてみました。
処理や保管が必要？不必要？と進んでいくと短期保管か長期保管か破棄かで分けることができます。
PDFはこちら↓
※無断転載・複製お断りします
短期保管も長期保管も不要になったら破棄！ 廃棄をしていかないと書類はたまる一方です。
まずは区別してみよう
短期保管書類と長期保管書類
緊急性が高いのは短期保管書類です。なぜなら「未処理」「期限あり」のものが多いからです。目の前に書類の山があったら、まずは未処理、これから自分が何かしらの行動をおこす必要がある書類を抜き出してみましょう。そして、「未処理」「やること」というまとまりにしておきます。
これだけでも、やらなければいけないことが具体的にみえてきますよ。
そして、それ以外の長期保管を書類の種類ごとに分けていきます。例えば、金銭の書類・医療の書類・仕事の書類などです。
短期保管書類と長期保管書類が混ざっていると、あちこちに散らばったやるべき書類をいつも探すことになってしまいます。書類をただ分類してもうまくいかない原因はこれだったのです。
書類整理の基本、目の前の書類をまずは未処理の短期保管書類と処理済の長期保管書類に区別してみましょう。
ぜひお試しください。
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