個人事務所に大量に保管されている書類を整理、ホームファイリング®にされた導入事例です。
ご相談内容：大量の書類が整理できていない
個人事務所に事業用書類が大量にあり、さらに増えていく状況をなんとかしたいとお困りでした。お客さまはお１人で管理されていて、ご自分ではなんとなく場所は把握されているとのことでしたが、自分しか分からない状況をなんとかしたい、必要な時にすぐに取り出せる状態にしたい、とご依頼をいただきました。
こちらの画像は部屋の左右にある作り付けの棚です。スペースはありますが、活用されていない状態でした。
こちらは、床置きの書類とクローゼット
サポート内容について
私と２名、計３名でのサポート。全員ホームファイリング®上級生、書類のプロです。
ご訪問は29時間(８回）でした。
整理と分類、個別フォルダに書類をいれる作業で５回、管理表の確認３回、ラベル貼付で１回です。（同時進行の作業もあるので回数が重なっています）
ファイリング用品はすべておまかせいただきましたので、その都度必要な用品をご提案し購入していただきました。
実際のサポートに入ると、事業内容から保管しておく書類がほとんどで、廃棄は少ないようでした。
まずは書類の把握から。書類を封筒や紙袋からだして、どんどん分類していきました。
書類は大きく２種類。事業用の書類と会計書類です。
ホームファイリングは「管理表」という書類一覧を作成します。この段階で、分類したすべての書類を再度確認していただき、廃棄書類や分類の見直しをしていきました。
「一式」として保管していた書類も中にはチラシが混ざっていたり、もう必要ないと判断できる書類がありました。さらに、保管年数に迷う専門書類は取引先に確認して期限を決めたりしていきました。
ホームファイリング®完成！
右の棚が事業用書類、左の棚が会計書類です。左右の棚の奥行が異なったため、ファイリング方法が異なります。保管方法や場所が異なっても「管理表」にはすべて記載してあるので、どんな書類がどこにあるのかは把握てきるようになっています。
こちらのクローゼットにはラックを設置して、長期保管用の書類をボックスにおさめました。
サポートを終えて
サポート前は、書類整理を依頼することにご不安もあったご様子でした。完成後は「そもそも自分では無理でした。頼んで本当によかった」というお言葉をいただき、本当にホッとしました。
書類が整理できないままで、次々に書類が増えていくと目の前の書類の処理だけで手がいっぱいになります。蓄積された書類がそのままですと、結果としてスペースがなくなり、探す手間も時間もかかることになりますので、どこかのタイミングで一度手をつける必要がでてきますね。
今回のサポートで書類管理の土台ができましたので、今後は保管書類は必要な時期を見極めながら保管し、必要な書類はすぐに出し入れできるようにタイミングをみてメンテナンスをされていくことがおすすめです。
書類の整理に困っている、もっと効率よく書類管理されたいお悩みをお持ちの方いらっしゃいましたら、お気軽にご相談ください。
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