お客様サポート実例です。今回は書類整理・ホームファイリング®作成をしました。書類が秒でみつかる仕組み完成まで、ビフォーアフターの過程も少しご紹介します。（掲載許可いただいた実例です）
サポート前
お客さまはご家族４人暮らし。共働きのご夫婦です。
おウチの書類は約10年間手つかずとのことでした。ご自宅の生活の書類・自営業をされている仕事書類と日々家に入ってくる郵便物・書類も多く、すぐにたまってしまうご様子でした。
「このへんかなとカンで必要な書類を探しています」
「見つからない、紛失もある」
この機会に家中の書類を見直したいとのこと。書類から思い出の手紙や写真なども含めすべて対象にしました。
ホームファイリング®作成サービスは書類の整理から、ファイリング、書類を置く収納場所ご提案までトータルサポートいたします。
ビフォー 家中の書類を集めてみる
最初にどこにどれくらい書類や紙類があるのか、全体量を把握するために、書類を一カ所に集めます。
手をつけていない書類、存在を忘れていた書類、棚のあちこちに分散された書類を思い出すタイミングです。
お客さまの書類ビフォーはこちら。ダイニングテーブル２つ分になりました。
作業風景～書類整理から分類、ファイリングの形作り
すべての書類をチェックしていきます。
リングファイルやビニールポケットファイルに入っている書類も一度だして要・不要を判断していきます。
紙の束でも書かれている「情報」は違います。
挨拶文なのか、勧誘や案内なのか、本当に大切な契約内容なのか。内容が古くなっていないか、この先も保管必要か。などなど
不要と判断したら、廃棄していきましょう。
「これ、やらなきゃいけないこと！」
「これ、やりたいと思っていたこと、探していた！」
このような発見あるあるです。書類の整理と物事のコトの整理が同時に進んでいきますね。
整理した書類を分類しながら個別フォルダにいれていきます。
ホームファイリングはバーチカル式という書類を立てて管理する方法をとっています。
作業風景～分類やタイトルの精度あげ、ラベリング
個別フォルダにいれたら、書類の仲間分けや個別フォルダにつけるタイトルをさらに調整していきます。
タイトル一覧表（管理表）も作成し、ひと目でわかるようにします。
この作業、一般的な書類整理ではおこないませんが、実は大事なステップ。
ご家庭によってその書類を保管する意味が明確になってきて、思考も整理されてきます。必要な書類にたどりつくまでの最短地図ができあがる感じ。検索性もぐんとあがるんです。
ただなんとなく分類して保管していてもうまくいかないのは、ご家庭でその書類を持つ意味やご自身の思考と合っていなかったからなのです。
「この作業、ピタリとはまる感じが気持ちいいです」
とお客さま。
残る作業は、ラベルシール作成！
完成はもう目の前です。
サポートでは、コクヨのラベルシールからお好きな色５つ選んでいただいて、私のほうで印刷サービスをおこなっています。テプラなどでも代用可能ですが、分類が色ごとに分かれていると視覚からもさらに分かりやすくなりますよ。
アフター 完成！
ついに完成しました！お客さま、ほんとうに頑張りました。
全体のアフター写真
書斎に置いた様子
この仕組み、一度作ると、あとは数年ごとやライフスタイルが変化したタイミングで書類の増減を見直していけばずっと使い続けることができます。
書類整理、1人では絶対にやれなかったと言っていただくことが多いです。
このホームファイリング®は取り入れたお客さま、さらに満足度、活用度が高いです。
書類にお困りの方、
色々試してみたけれどうまくいかなかったという方、
お気軽にご相談ください。
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