【参加者の声】不安が学びに変わった、ホームファイリング®現場セミナー in 関東

ホームファイリング®アドバイザーの方向け、オフィスミカサ公認「現場セミナー」を、今回初めて関東で開催しました。

書類の整理・分類・個別フォルダ化、そして完成まで。実際のクライアント様宅でホームファイリング®サポートの流れを体感しながら、参加者の皆さんはそれぞれの不安や疑問を、現場で一つずつ確認していきました。

今回は、参加者の皆さんから届いた声をもとに、現場で得られた気づきや学びをご紹介します。

参加前にあったのは、現場への期待と不安

ホームファイリング®アドバイザーになり、ノウハウは身についていても、実際のクライアント様を前にすると、講座の中だけでは分からないことがたくさんあります。

参加前のアンケートには、実際の現場を通してホームファイリング®を体験してみたいという声とともに、こんな率直な言葉もありました。

ホームファイリングの現場を通しで体験してみたかったからです。

ホームファイリングのやり方は知っていてもお客様への伝え方や進め方は現場でしか学べないことが沢山あると思いますし、関東での現場研修は初めて開催されるのでこれは行かなければと思いました。

実際のお客様へのサポートを現場で学べる機会だったため。また、個別フォルダ＆ファイルボックスを使った書類整理サポートを自分がサポートしたことがあるが、その時の答え合わせをしたかったため。

正直、全てに不安がありました…。

初日に見えた「安心して進めるための工夫」

初日は、まず書類全体を確認するところから始まりました。

目の前にある書類からすぐに整理を始めるのではなく、どのような書類が、どのくらいあるのかを確認する。

そのうえで、クライアント様が判断しやすい順番を考え、無理のないペースで進めていきます。

全部の書類を確認した後の整理をする順番がとても勉強になりました。
お客様が判断しやすい工夫が沢山ありました。
無理なくお客様のペースに合わせて進行されているのが印象に残りました。

当日の作業内容や範囲を事前にお客様と確認していたことで、全体の流れがわかりやすく、安心して進められる工夫がされていると感じました。

お客様がいるいらないをする間、お客様をサポートしつつみんな何してるんだろう？とチラチラ拝見！

そして、もう一つ印象に残ったという声があったのが、クライアント様への声かけでした。

お客様が判断に疲れて「もう捨ててしまおう」となりそうな場面でも、そのままにせず声かけ一つで、大切な書類を守ることにつながると感じ、丁寧な関わりがとても重要だと学びました。

「分からない」は、立ち止まって確認

現場には、初めて見る書類も出てきます。

参加者の皆さんからも、「分からない書類が出てきたら、作業を止めてしまうのではないか」という不安の声がありました。

その場で立ち止まり、調べる。確認する。そして、分かったことをお伝えします。

未知の書類にも過度に怖がらずに調べて伝えられればOKなんだな、と自分の中の不安も和らぎました。

分からないことを曖昧にせず、きちんと確認する。その姿勢も、クライアント様との信頼につながると考えています。

分類やフォルダ名に、ひとつの正解はない

作業が進むにつれて、書類の分類や個別フォルダの名前を決めていきます。

ここで大切なのは、こちらが分かりやすいと思う分類が、クライアント様にとっても分かりやすいとは限らないことです。

同じ内容を表す言葉でも、選ぶ言葉によって意味の伝わりやすさは変わります。

3日目分類に入ると、お客様が”１，2回目までの整理の時とはまるで違うとおっしゃっていて、まさにここからがHFなんだなあと感じました。

分類の仕方は人によって異なることも多く（実際に参加者同士で意見が割れました）クライアント様へのヒアリングで、その方にとっての「しっくりくる答え」を引き出すことがポイントであると気づきました。ホームファイリングⓇの核となる部分を感じた3日目でした。

会社の書類の分類に頭の中は大混乱でした。この現場セミナーでは何度も確認させていただき勉強になりました。

”情報に1番詳しいのはお客様”お客様が私たちがきく質問に辛抱強く教えてくださったのがとてもありがたかったです。

完成したホームファイリング®！次の一歩の自信になる

少しずつ作業を重ね、最後にファイルボックスが並んだとき、最初の状態からの大きな変化が見えてきます

今まで寝て並んでいた情報たちが立ち上がって整列されていく様は圧巻！ 私の作業のモチベーションもあがりました。
無我夢中だった4時間半、ボックスが７つ並んだ姿にここまでできるんだと驚きました。

完成したのは、書類がきれいに並んだ収納だけではありません。

必要な情報を探しやすく、戻しやすく、クライアント様ご自身が使い続けられる仕組みです。

集めるところから完成までの全工程に関わったことで、参加者の皆さんも、作業の一つひとつがどこにつながっているのかを実感できたのではないかと思います。

現場セミナーの価値

今回の感想を振り返ると、参加前にあった不安が、現場で一つずつ確認できることで、安心と自信に変わっていった様子が伝わってきました。

この景色に立ち会えたことにただただ感謝です。

作業が止まること＝NG」という認識がありましたが、そうではなく、その場で立ち止まり、確認しながら進めることの大切さを学び、対応への考え方が大きく変わりました。

現場研修は、とても和やかで楽しい時間でした。皆様に感謝！ありがとうございました！！

初めは緊張していた皆さんの表情も、回を重ねるごとに少しずつやわらいでいきました。

ひとつとして同じ現場はありません。

だからこそ、目の前のクライアント様と書類に向き合い、考えながら進めた経験はとても価値あるものだと思います。

今後も協力しあいながら、それぞれの地元で書類に困っている方の力になれるように活動を広げていっていただけたら、嬉しいです。

ご協力くださったクライアント様、ご参加くださった皆さま、本当にありがとうございました。

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