【書類整理】バーチカルファイリングとは？書類整理のプロがおすすめする理由と使い方

書類整理をしたいけどファイリング方法がわからない。そんな方にプロがおすすめしているのがバーチカルファイリングです。わが家でも実践しているこの方法、出し入れしやすくて書類がたまりにくいのが一番の魅力です。

ファイリングの種類

ファイリングは大きくわけて２種類の方法があります。

①簿冊式ファイリング
②バーチカルファイリング

①簿冊式ファイリング

「ぼさつしき」と読みます。フラットファイルやリング式ファイルに穴をあけて綴じたり、ポケットファイルにいれたりして、書類をファイルに綴じる方法です。文房具売り場でもよく見かけるなじみのあるファイリング方法ですね。

②バーチカルファイリング

個別フォルダという二つ折りの紙の間に書類をはさんで垂直（バーチカル）に立てる方法です。個別フォルダはキャビネットや引出し、ファイルボックスに立てていれます。

わが家で取り入れているホームファイリング®はこのバーチカル式です。

家庭では、このようにファイルボックスに個別フォルダを立てて本棚に並べることが多いです。

オフィスで、ファイリングキャビネットに個別フォルダで書類管理されている様子です。こちらはなじみがある方もいらっしゃるかもしれませんね。

簿冊式、バーチカル式、それぞれメリットデメリットがあります。

それぞれのメリットとデメリット

比較をしてみました。

	メリット	デメリット
簿冊式	●書類の順番をキープできる ●めくって見やすい ●持ち運びしやすい ●クリアポケットにいれると汚れにくい	●穴をあけたり、金具をはずして●綴じるのが面倒 ●抜き出すのが面倒で捨てにくい ●書類が減ってもファイルの背幅分のスペースをとる
バーチカル式	●穴をあけなくてよい ●出し入れしやすい ●パッとみて探しやすい ●スペースを無駄なく使える ●捨てるタイミングが分かりやすい	●書類の順番はキープしにくい ●パラパラとめくって見ずらい

メリット比較

デメリット比較

バーチカル式のデメリット『順番』『パラパラとめくれない』ですが、ある用品を使うとカバーできるんです。
それが、

『スティックファスナー』です。

バーチカル式で使う個別フォルダには最初からファスナー用の切り込みがはいっています。ファスナーをリフィルを使うと簿冊式のような使い方もできます。

デメリットがデメリットと感じなくなりますね。

スティックファスナーについては、こちらの記事でご紹介しています。

バーチカルファイリングの収納用品

家庭でバーチカル式にする場合は、バーチカルファイリングに必要な用品は基本的にはこの２つです。
あれこれ収納用品に悩まなくても、まずはこの２つさえあれば始められます。

個別フォルダ
ファイルボックス

個別フォルダ

『1/6カットの個別フォルダ』をご利用ください。

「個別フォルダ」で検索すると、各文具メーカーの取り扱いがたくさんでてきますが、一般的な規格で最もメジャーなものになります。特徴はタイトルを書く『山』の位置が同じ列にあることです。

アスクル、プラス、コクヨのメーカーがおすすめです。

ファイルボックス

たくさんのメーカーからでていますね。素材も紙製からPP製、色種類も豊富です。書類保管に使用する時は、幅10センチのものがおすすめです。幅があると、書類の重さでずっしり。頻繁に出し入れするなら、重たいファイルボックスは避けたいですね。

組み合わせるとこのようになります

＼さらに便利／

ファイルボックスの中を仕切りたい時は「見出しガイド」が便利ですよ

個別フォルダもファイルボックスも材質から色もたくさんの種類がありますので、お好みやインテリアにあわせて選ぶのも楽しいですね。個別フォルダの規格は決まっていますので、揃えれば統一感あるファイリングになります。

どちらがおすすめ？

簿冊式とバーチカル式どちらがよいかは正解はないので、メリットデメリットをふまえて、管理のしやすさ、書類の種類、収納場所で決めるのがおすすめです。

個別フォルダを使ったファイリングの私のおすすめポイントは「出し入れしやすさ」です。

保管場所に綴じるのが面倒だから後でいいやと放置して、結局書類がたまってしまう、、、以前はこんなことがよくあったのですが、個別フォルダにしてからは、書類の整理をしながら保管するということが同時にできるので、後回しが減りました。

書類を管理する手間を最小限にラクにしたい方はバーチカルファイリングおすすめです。